Intake kinderopvang
Deze uitleg beschrijft precies hoe de online intake persoonsgegevens behandelt. Bedoeld voor functionarissen gegevensbescherming en AVG-managers die willen beoordelen of de tool binnen een kinderopvangorganisatie gebruikt mag worden.
Opgesteld door Verrassend Visueel en Studio Denise. Versie oktober 2026.
Voor het intakegesprek op de groep, vooral met ouders die een andere taal spreken. Ouder en pedagogisch professional vullen de plaat samen in, met plaatjes in plaats van een lang formulier. De uitkomst gaat meteen naar een print of een PDF, die de kinderopvang zelf bewaart, bijvoorbeeld op de eigen laptop of in het eigen dossier. Daarna is de tool klaar met dit kind.
De tool is geen leerlingvolgsysteem en geen dossier. Er wordt geen voortgang of ontwikkeling bijgehouden, en er worden geen kinderen of gezinnen in opgeslagen.
De demo laat maar een deel zien. Een volledig ingevulde plaat kan het volgende bevatten:
De gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens, die extra zorg verdienen. Ook de woonsituatie en de taal kunnen gevoelig zijn. Daarom blijft alles op het apparaat, zoals hieronder beschreven.
Uitsluitend op het apparaat van de gebruiker zelf, in de browser. Tijdens het invullen onthoudt de browser de antwoorden tijdelijk op datzelfde apparaat, zodat iemand verder kan waar die gebleven was. Dit gebeurt lokaal en gaat niet over internet naar een server. Er is geen centrale opslag.
Nee. Verrassend Visueel en Studio Denise ontvangen, verzamelen of delen geen enkele ingevulde plaat. Er is geen profilering, geen advertentienetwerk en geen doorgifte aan derden. Wat iemand invult, verlaat het apparaat alleen als de gebruiker het zelf print of opslaat.
De AVG is gewoon van toepassing op deze persoonsgegevens. Het bijzondere is waar de verwerking plaatsvindt: die gebeurt lokaal bij de ouder en de opvang, niet bij de maker. Omdat de maker geen persoonsgegevens ontvangt of verwerkt, is er bij de maker geen opslag, geen doorgifte en geen verwerkersrol. De verantwoordelijkheid voor de ingevulde plaat ligt bij de kinderopvang die hem bewaart of print.
Tijdens het invullen: alleen wie het apparaat voor zich heeft. Er is geen centrale plek waar iemand anders kan meekijken, ook de maker niet.
Daarna bestaat de plaat alleen nog als de print of PDF van de kinderopvang. Wie daarbij kan, regelt de kinderopvang met de eigen beveiliging: een account met wachtwoord op de laptop, een afgeschermde map of het kinddossier, en een afsluitbare kast voor papier.
De antwoorden blijven op het apparaat en gaan niet over het netwerk. Daardoor is er geen verbinding waarlangs ingevulde gegevens onderschept kunnen worden. De pagina zelf wordt geladen via een beveiligde verbinding (HTTPS).
Nee. De ingevulde antwoorden komen niet in een centrale database terecht; ze blijven op het apparaat zelf. Er is dus geen centrale plek met ingevulde plaatjes die gelekt of gekraakt kan worden. Dit is een bewuste ontwerpkeuze en tegelijk de kern van de privacyaanpak.
Nu via een vaste link die niet in zoekmachines te vinden is. Achter die link staan geen ingevulde gegevens: wie de tool opent, ziet alleen een lege plaat.
Later krijgt elke groep of locatie een eigen inlogcode. Die code heeft twee doelen: alleen wie meedoet kan de tool gebruiken, en de kosten kunnen per groep of locatie worden berekend. De code regelt alleen de toegang. De ingevulde antwoorden blijven op het apparaat, ook met een inlogcode.
Hoe de codes en de kosten precies worden ingericht, wordt nog bepaald. Wat al vaststaat:
Zodra de inrichting vastligt, wordt deze uitleg bijgewerkt en vooraf met de kinderopvangorganisatie afgestemd.
De intake zelf laadt geen externe scripts, geen lettertypen van derden, geen analytics en geen trackers. Er worden geen gegevens naar buiten gestuurd terwijl iemand de plaat invult.
Dat is niet alleen een belofte. De website geeft de browser vaste beveiligingsregels mee, waardoor de browser zelf blokkeert dat de pagina met een andere website verbinding maakt. De tool kan ook niet stiekem in een andere website worden ingebouwd.
Elke nieuwe sessie begint met een leeg blad. Tijdens het invullen onthoudt de tool de antwoorden alleen binnen hetzelfde geopende tabblad, zodat een per ongeluk ververst scherm niets kost. Zodra de plaat is afgedrukt of opgeslagen, of het tabblad wordt gesloten, is die tijdelijke invulling weg: afgerond is afgerond. Zo ziet de volgende ouder op een gedeelde tablet nooit het blad van een ander kind. Blijft een tabblad per ongeluk openstaan, dan maakt de tool het blad na 10 minuten zonder handeling vanzelf leeg en begint opnieuw. Dat geldt ook als het apparaat intussen op slot ging of de klep dicht was: bij terugkomen kijkt de tool hoe lang het stil was en wist het blad eerst. Er zit daarnaast een knop "Wissen en opnieuw beginnen" in om meteen leeg te starten.
De intake is gebouwd als een vaste webtoepassing (gemaakt met het veelgebruikte React) en bestaat uit statische bestanden: de lege vragen, de tekeningen en de opmaak. Die bestanden worden aangeboden via hostingpartij Vercel, zoals elke gewone website. Er is geen eigen backend en geen database. Alle logica voor het invullen draait in de browser van de gebruiker zelf. Wat iemand invult blijft in de browser op het apparaat en gaat niet naar een server; het wordt alleen tijdens de sessie onthouden.
Nee. Wat iemand invult blijft in de browser op het apparaat en bereikt Vercel niet. Zoals bij elk websitebezoek registreert de hostingpartij wel een gewoon technisch verzoek (zoals een IP-adres en een tijdstip), maar nooit de inhoud van een ingevulde plaat.
Voor de ingevulde gegevens niet: die worden door niemand verwerkt behalve door de gebruiker zelf op het eigen apparaat. De enige betrokken partij aan de techniekkant is de hostingpartij die de lege pagina serveert, en die ziet de inhoud niet.
De kinderopvang die de ingevulde plaat bewaart of uitprint, bepaalt zelf hoe en hoe lang die bewaard wordt, en is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke binnen de eigen AVG-afspraken. De ouder vult de gegevens over het eigen kind in. Verrassend Visueel en Studio Denise leveren alleen het hulpmiddel en verwerken zelf geen persoonsgegevens.
Een verwerkersovereenkomst is bedoeld voor een partij die persoonsgegevens verwerkt namens de verantwoordelijke. Omdat de maker geen gegevens ontvangt of verwerkt (alles blijft op het apparaat), is zo'n overeenkomst strikt genomen niet nodig. Wil de kinderopvangorganisatie er voor de zekerheid toch een, dan werkt Verrassend Visueel daar graag aan mee en tekent die; het zou een overeenkomst zijn die vastlegt dat er geen gegevens worden verwerkt. Een korte schriftelijke verklaring met diezelfde strekking kan ook.
De plaat werkt in de browser op een telefoon, tablet of laptop. Er hoeft niets geinstalleerd te worden. Iemand opent de tool en kan meteen beginnen.
Dat is juist het doel. De intake werkt met beelden en eenvoudige vragen, zodat ook ouders met verschillende taalachtergronden en leesvaardigheden mee kunnen doen. Zo wordt de drempel van een lang, talig formulier weggenomen.
Alle antwoorden komen samen op een overzichtelijke praatplaat, meestal op een enkel blad. Die wordt geprint of als PDF opgeslagen en vormt het startpunt voor een gesprek tussen ouder en pedagogisch professional. Zijn er heel veel antwoorden en wordt het meer dan een blad, dan staan naam en geboortedatum van het kind bovenaan elk blad, zodat een los blad nooit bij het verkeerde kind belandt.
In de tool zelf niets langer dan de sessie op het apparaat; na opslaan of printen wordt de tussentijdse invulling gewist. Hoe lang de uiteindelijke print of PDF bewaard wordt, bepaalt de kinderopvang binnen het eigen privacybeleid. Omdat de maker niets bewaart, kan een verzoek om inzage, correctie of verwijdering alleen gaan over het exemplaar dat de opvang zelf in bezit heeft.